System zamówień, który wie, kto zamawia
Sklep internetowy pokazuje jedną cenę wszystkim. Hurtownia potrzebuje systemu, który dla każdego kontrahenta zna inną cenę, inny limit płatności i innych ludzi uprawnionych do zakupów.
Czym system zamówień różni się od sklepu
Większość hurtowni zaczyna od sklepu internetowego, do którego dokłada logowanie i rabat procentowy dla firm. Działa to do pierwszego kontrahenta, który ma wynegocjowaną cenę na dwa indeksy, trzech pracowników w dziale zakupów i czternastodniowy termin płatności. Wtedy okazuje się, że sklep umie odpowiedzieć na pytanie „ile to kosztuje", ale nie umie odpowiedzieć na pytanie „ile to kosztuje dla tego klienta".
Różnica nie jest kosmetyczna. System zamówień hurtowych rozpoznaje kontrahenta, zanim pokaże pierwszą cenę, i z tej wiedzy wynika wszystko dalsze: kwota przy produkcie, widoczny stan magazynowy, dostępne metody płatności, możliwość złożenia zamówienia po przekroczeniu limitu kupieckiego oraz to, który pracownik tej firmy może w ogóle kliknąć „zamawiam".
Warto też rozróżnić dwie rzeczy, które w wyszukiwarce wyglądają podobnie. Giełda hurtowa to miejsce, gdzie wystawiasz towar obok konkurencji i płacisz prowizję od sprzedaży. Nordic B2B to system, który uruchamiasz pod własną marką i własną domeną — Twoi kontrahenci, Twoje ceny, Twoje warunki, bez prowizji od obrotu. Jeśli szukasz miejsca na wystawienie oferty, to nie jest to rozwiązanie dla Ciebie.
Pięć poziomów ceny dla jednego produktu
Cena nie jest jedną liczbą w kartotece. Jest wynikiem kaskady, w której wyższy poziom nadpisuje niższy — a system sprawdza je w tej kolejności przy każdym wyświetleniu katalogu.
Cena kontraktowa
Sztywna kwota na konkretny produkt dla konkretnej firmy. Nadpisuje wszystko poniżej, więc roczna umowa na jeden indeks nie wymaga wyjmowania klienta z jego grupy rabatowej.
Rabat indywidualny firmy
Procentowy upust przypisany kontrahentowi — osobno podstawowy i osobno per kategoria. Dla klienta strategicznego można zejść poniżej warunków grupowych bez zmieniania całej grupy.
Grupa klientów
Segment z własnym cennikiem bazowym, rabatem globalnym i tabelą rabatów per kategoria. Tu mieszka większość polityki handlowej: podział na sieci, studia projektowe, instalatorów, deweloperów.
Cennik platformy
Domyślny cennik przypisany do kanału sprzedaży. Kontrahent, który nie ma własnych warunków, dostaje ceny tego kanału, a nie ceny detaliczne.
Cennik bazowy
Cena katalogowa produktu, punkt odniesienia dla wszystkich upustów. To od niej liczone są procenty i względem niej pokazywana jest oszczędność.
Na wynik tej kaskady nakładają się jeszcze progi ilościowe. Pięćdziesiąt sztuk to minus pięć procent, sto sztuk minus dziesięć — liczone od ceny, którą kontrahent już ma, a nie od katalogowej. Klient z rabatem indywidualnym, który zamawia ilość przekraczającą próg, dostaje oba upusty. Progi definiuje się w cenniku, więc dla sieci i dla jednoosobowego studia mogą być inne.
Każdy produkt ma też wskazane, która strona ceny jest tą sztywną: w hurcie zwykle kwota netto, w detalu brutto. Przy zmianie stawki VAT system zachowuje wybraną stronę i przelicza drugą, zamiast rozjeżdżać ceny w całym katalogu. Cenniki prowadzisz w złotych, euro, dolarach albo funtach. Mechanizm grup rabatowych rozpisaliśmy dokładniej przy indywidualnych cennikach i grupach rabatowych.
Kontrahent to firma, nie jedna osoba
W hurcie po stronie klienta rzadko stoi jedna osoba. Jest właściciel, jest ktoś z zakupów, jest księgowa i bywa kierownik oddziału. Każde z nich potrzebuje czegoś innego, a jedno konto na wspólny mail firmowy kończy się tym samym: wszyscy widzą wszystko, włącznie z limitem kredytowym i zaległymi fakturami.
Dlatego konto firmy jest nadrzędne, a pod nim żyją konta pracowników z trzema niezależnymi uprawnieniami. Najważniejsze jest to, że administrator firmy kupującej zarządza tym sam, ze swojego panelu. Dodaje nową osobę z działu zakupów, dezaktywuje tę, która odeszła, zmienia uprawnienia — bez maila do Twojego biura obsługi i bez czekania na odpowiedź.
Zarządzanie zespołem
Dodawanie i dezaktywacja współpracowników oraz zmiana ich uprawnień. Zwykle ma je właściciel albo kierownik zakupów. System nie pozwoli odebrać tego uprawnienia samemu sobie ani dezaktywować własnego konta.
Składanie zamówień
Prawo do finalizacji zakupu. Bez niego pracownik przegląda katalog i widzi swoje ceny, ale przycisk złożenia zamówienia jest zablokowany. Typowa konfiguracja dla osoby przygotowującej zapotrzebowanie do zatwierdzenia.
Podgląd finansów firmy
Dostęp do limitu kupieckiego, wykorzystanej kwoty, zaległych faktur i zbliżających się terminów. Nadawany księgowości i właścicielowi, zwykle odbierany reszcie działu zakupów.
Ten sam człowiek może mieć konta u kilku dostawców korzystających z Nordic B2B, na ten sam adres e-mail, bez kolizji — tożsamości są odseparowane per platforma.
Co się dzieje z ostatnią sztuką
Złożone zamówienie zakłada na towar rezerwację. Pytanie brzmi, jak długo ma ona trwać — i odpowiedź zależy od tego, kiedy realnie pojawiają się pieniądze.
Płatność online
30 minutTyle, ile zajmuje przejście przez bramkę płatniczą. Po tym czasie towar wraca do puli, bo nieopłacona płatność online zwykle oznacza porzucony koszyk.
Przelew tradycyjny
3 dniRealny czas na wykonanie przelewu i jego zaksięgowanie. Krótszy termin blokowałby sprzedaż klientom, którzy płacą rzetelnie, ale nie natychmiast.
Płatność przy odbiorze
7 dniTowar musi być dostępny do momentu wydania kurierowi, bo pieniądze pojawiają się dopiero po dostawie.
Kredyt kupiecki
do terminu wymagalnościRezerwacja trwa aż do daty płatności z przyznanego terminu, powiększonej o okres łaski. Przy sprzedaży z odroczeniem nie ma innego sensownego momentu zwolnienia.
Rezerwacje przeterminowane zwalniane są automatycznie, w cyklu co pięć minut, więc towar wraca do dostępnej puli bez niczyjej interwencji. Sam moment wygaśnięcia też jest Twoją decyzją: można zwolnić rezerwację po cichu, zwolnić ją z powiadomieniem w panelu albo anulować całe zamówienie.
Przy sprzedaży z odroczonym terminem rezerwacja łączy się z limitem kupieckim. Kontrahent, który przekroczył przyznany limit albo ma przeterminowaną fakturę, widzi w koszyku komunikat o blokadzie, zamiast dowiedzieć się o niej od handlowca dzień później. Opisaliśmy to szerzej przy kredycie kupieckim i blokadzie zamówień.
Zamówienie gotowe w momencie złożenia
Sens systemu zamówień polega na tym, że po kliknięciu „zamawiam" nikt nie musi już niczego ustalać telefonicznie ani przepisywać do innego okna.
Pozycje z indeksami i jednostkami
Każda pozycja z własnym SKU, kodem EAN, ilością i jednostką miary — sztuki, kilogramy, metry, litry albo godziny, zależnie od konfiguracji produktu.
Ceny, które klient faktycznie widział
Kwoty wynikające z kaskady cenowej i progów ilościowych, a nie odtwarzane później z pamięci. Dokument nie może wyjść na inną kwotę niż ta z koszyka.
Stawki VAT rozbite per pozycja
Podatek rozkładany jest proporcjonalnie nie tylko na towar, ale też na koszt dostawy i opłatę za metodę płatności. Księgowość nie prostuje tego ręcznie.
Dane rejestrowe kontrahenta
Nazwa, numer NIP i adres rozliczeniowy pobierane z konta firmy, więc przy dziesiątym zamówieniu to wciąż ten sam rekord w kartotece, a nie trzeci wariant tej samej firmy.
Osobny adres dostawy i notatka
Jeśli towar jedzie na budowę albo do innego oddziału, adres jest przy zamówieniu, nie w treści maila. Tak samo uwagi do realizacji.
Metoda dostawy i płatności
Wybrany kurier z wyceną oraz metoda płatności z jej kosztem. Przy zamówieniu dzielonym na paczki — wybór kuriera dla każdej z nich osobno.
Z tych danych Twój program handlowy wystawia dokument bez przepisywania — zobacz, jak wygląda droga od zamówienia do faktury w KSeF, albo przejrzyj gotowe integracje z systemami ERP.
Czym kontrahent obsłuży się sam
Każda z tych rzeczy to jeden telefon mniej do Twojego biura — a przy kilkuset kontrahentach to różnica mierzona etatami.
Zamów ponownie jednym kliknięciem
Wszystkie pozycje z wybranego zamówienia wracają do koszyka w aktualnych cenach. Przy zamówieniach cyklicznych to różnica między pięcioma minutami i pięcioma sekundami.
Historia z filtrami statusów
Kontrahent sam sprawdza, co jest w realizacji, co wysłane i co nieopłacone, zamiast dzwonić do opiekuna handlowego z pytaniem o jedno zamówienie.
Śledzenie każdej paczki
Wizualny tracker z trzema fazami i klikalnym numerem przesyłki u kuriera. Przy zamówieniu podzielonym na paczki każda ma własny status.
Własny podgląd finansów
Przyznany limit, kwota wykorzystana, dostępna, zaległe faktury i terminy w ciągu najbliższego tygodnia. Widoczne tylko dla osób z odpowiednim uprawnieniem.
Statusy nazwane po Twojemu
Nazwy i kolory statusów zamówień konfigurujesz sam. Jeśli u Ciebie mówi się „pakujemy", a nie „w realizacji", to właśnie to zobaczy kontrahent.
Kokpit zamiast pustej strony startowej
Po zalogowaniu kontrahent widzi liczbę i wartość swoich zamówień z ostatnich 30 dni, kwotę do zapłaty i cztery ostatnie zamówienia.
Po Twojej stronie ta sama sprzedaż wygląda jak analityka i raporty z kanału hurtowego: rankingi kontrahentów, rotacja towaru i sygnały o klientach, którzy przestają zamawiać.
Częste pytania o system zamówień
Opowiedz, jak Twoi kontrahenci zamawiają dzisiaj
Mailem, telefonem, przez arkusz? Pokażemy, jak ten sam proces wygląda w panelu, w którym każdy z nich widzi swoje ceny, swój limit i swoją historię zakupów.