Hurtownia, która sprzedaje z odroczonym terminem płatności, jest jednocześnie instytucją finansującą swoich klientów. Towar wyjechał, faktura poszła, a pieniądze przyjdą za trzydzieści, czterdzieści pięć albo sześćdziesiąt dni. Dopóki wszystko idzie zgodnie z planem, nikt o tym nie myśli. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba odpowiedzieć na proste pytanie: ile pieniędzy wisi u klientów i którego z nich przycisnąć najpierw.
- Czym jest DSO i co mówi o kondycji hurtowni?
- Jak czytać raport wiekowania należności?
- Od którego klienta zacząć odzyskiwanie pieniędzy?
- Jak zapobiegać zatorom, zamiast je gasić?
Czym jest DSO i co mówi o kondycji hurtowni?
DSO, czyli średnia liczba dni, po których klienci faktycznie płacą, jest najkrótszą możliwą odpowiedzią na pytanie o dyscyplinę płatniczą Twojego portfela. Jeżeli standardowy termin wynosi trzydzieści dni, a DSO pokazuje czterdzieści siedem, to znaczy, że średnio siedemnaście dni dodatkowego kredytu rozdajesz za darmo. Przy obrocie rzędu kilkuset tysięcy miesięcznie to kwota, która realnie decyduje o tym, czy stać Cię na zatowarowanie przed sezonem.
Siła tego wskaźnika polega na tym, że jest jedną liczbą, którą można porównywać z miesiąca na miesiąc. Obrót rośnie i spada sezonowo, liczba faktur też, ale DSO jest od tego w dużej mierze niezależne. Jeśli rośnie, coś się psuje w portfelu, nawet jeżeli sprzedaż wygląda świetnie. Bardzo często rosnący obrót i rosnące DSO występują razem, bo nowi klienci przychodzą po towar, a nie po to, żeby płacić w terminie.
Warto też pamiętać, czym DSO nie jest. Nie wskaże Ci konkretnego dłużnika ani nie powie, czy problem dotyczy trzech dużych firm, czy trzydziestu małych. Jest termometrem, nie diagnozą. Diagnozę daje dopiero raport wiekowania.
Jak czytać raport wiekowania należności?
Wiekowanie rozbija zaległości każdej firmy na przedziały: kwoty bieżące, przeterminowane od jednego do trzydziestu dni, od trzydziestu jeden do sześćdziesięciu, od sześćdziesięciu jeden do dziewięćdziesięciu oraz ponad dziewięćdziesiąt dni. To proste rozwinięcie jednej kwoty w pięć kolumn zmienia rozmowę o pieniądzach w hurtowni bardziej niż jakikolwiek inny raport.
Powód jest praktyczny. Kwota ogólna „klienci są nam winni trzysta tysięcy" nie pozwala podjąć żadnej decyzji. Ta sama kwota rozbita na przedziały mówi natychmiast, czy to zdrowy portfel z pieniędzmi w terminie, czy narastający problem. Należność przeterminowana o dziesięć dni to zwykle zapomniany przelew. Ta sama kwota po dziewięćdziesięciu dniach to realne ryzyko, że nigdy nie wróci, a im dalej w prawo przesuwa się ciężar tabeli, tym mniejsza szansa na odzysk.
Drugą rzeczą, którą widać w wiekowaniu, jest wzorzec zachowania klienta. Firma, która co miesiąc siedzi w przedziale trzydzieści jeden do sześćdziesięciu dni i nigdy dalej, po prostu płaci z opóźnieniem i można to wliczyć w koszty współpracy. Firma, która systematycznie przesuwa się w prawo, zmierza do sytuacji, w której przestanie płacić w ogóle. To są dwa zupełnie różne przypadki i wymagają zupełnie różnej reakcji, choć w zestawieniu łącznym wyglądałyby identycznie.
Od którego klienta zacząć odzyskiwanie pieniędzy?
Intuicja podpowiada, żeby zacząć od największej kwoty. To zwykle błąd. Największa zaległość należy często do największego klienta, czyli tego, którego najmniej opłaca się zrazić, i tego, który i tak zapłaci, bo zależy mu na ciągłości dostaw. Pieniądze, które realnie uciekają, siedzą zwykle w średnich firmach z najstarszymi przedziałami.
Sensowna kolejność łączy trzy rzeczy, które widać obok siebie w panelu: wiek zaległości, wielkość klienta i to, czy nadal zamawia. Kontrahent z zaległością po dziewięćdziesięciu dniach, który od dwóch miesięcy nic nie zamówił, to przypadek pilny, bo relacja i tak już się skończyła, a zostaje tylko pytanie o pieniądze. Ten sam wiek zaległości u klienta, który zamawia co tydzień, to raczej temat na rozmowę o terminach niż na windykację.
Trzeci element to limit kredytowy. Jeżeli klient ma wykorzystane osiemdziesiąt pięć procent limitu i jednocześnie zalega, mechanizm blokady zamówień zadziała lada moment i zrobi to za Ciebie — tyle że w najgorszym możliwym momencie, czyli przy kolejnym zamówieniu. Lepiej uprzedzić tę sytuację rozmową. O tym, jak działa sama blokada, pisaliśmy szerzej we wpisie o kredycie kupieckim i blokadzie zamówień w B2B.
Jak zapobiegać zatorom, zamiast je gasić?
Windykacja jest zawsze droższa niż zapobieganie. Najtańszym narzędziem jest widoczność po obu stronach. Kiedy kontrahent widzi w swoim panelu przyznany limit, aktualne wykorzystanie, listę nieopłaconych faktur i ostrzeżenie o płatnościach wymagalnych w ciągu najbliższych siedmiu dni, znaczna część opóźnień znika sama. Większość spóźnionych przelewów w hurcie nie wynika ze złej woli, tylko z tego, że faktura utknęła u kogoś na biurku.
Po stronie hurtowni liczy się z kolei to, żeby nikt nie musiał zestawiać tych danych ręcznie w arkuszu. Jeżeli wiekowanie powstaje raz na kwartał, bo ktoś musi je poskładać z kilku źródeł, to w praktyce nie istnieje. Kiedy należności ze wszystkich kanałów sprzedaży spływają do jednego widoku, a faktury wracają z systemu księgowego przez integrację z Fakturownią albo integrację z ERP, raport jest po prostu zawsze aktualny i zaglądasz do niego w poniedziałek rano, a nie raz na trzy miesiące.
Wiekowanie należności, DSO i kredyt kupiecki to jeden z ośmiu obszarów, które Nordic B2B raportuje w panelu — obok marży, rankingu kontrahentów i flag ryzyka. Jeżeli chcesz zobaczyć, jak te raporty wyglądają w praktyce, opisaliśmy je na stronie analityki platformy B2B. A jeśli wolisz zobaczyć je od razu na danych zbliżonych do Twoich, napisz do nas i umów prezentację.
