Jeśli czytałeś już o tym, dlaczego KSeF boli hurtownię bardziej niż sklep detaliczny, to wiesz, po co Ci automatyczne fakturowanie. Ten wpis odpowiada na następne pytanie: jak to technicznie połączyć. Krok po kroku, bez żargonu i bez zatrudniania działu IT — bo cała integracja Fakturowni z platformą B2B sprowadza się do jednorazowej konfiguracji, którą przechodzimy razem z Tobą podczas wdrożenia.
- Czego potrzebujesz, zanim zaczniesz integrację?
- Jak połączyć konto Fakturowni z platformą B2B?
- Który dokument ma powstawać z zamówienia i jak to ustawić?
- Jak sprawdzić, że faktury poprawnie trafiają do KSeF?
Czego potrzebujesz, zanim zaczniesz integrację?
Lista jest krótka i nie ma na niej ani jednej pozycji wymagającej programisty. Potrzebujesz trzech rzeczy: aktywnego konta w Fakturowni, dostępu administracyjnego do swojej platformy B2B Nordic oraz kilku decyzji biznesowych, które podejmiesz raz i do których rzadko będziesz wracać.
Te decyzje to: jaki typ dokumentu ma domyślnie powstawać z zamówienia hurtowego, jaką serię numeracji przypisać kanałowi B2B oraz czy faktury mają iść do KSeF od razu, czy po Twojej akceptacji. Nie musisz mieć na nie odpowiedzi już teraz — przejdziemy przez nie w trakcie konfiguracji. Warto jednak wiedzieć, że to Ty ustalasz reguły, a nie system narzuca je odgórnie.
Po stronie Fakturowni potrzebny będzie klucz API — to wygenerowany w ustawieniach ciąg znaków, który pozwala platformie B2B bezpiecznie łączyć się z Twoim kontem. Nie udostępniasz przy tym nikomu loginu ani hasła; klucz można w każdej chwili unieważnić, nie ruszając reszty konta. To standardowy i bezpieczny sposób łączenia dwóch systemów, ten sam, którego używamy przy integracji z magazynem Sellasist.
Jak połączyć konto Fakturowni z platformą B2B?
Właściwe połączenie to trzy kroki i zwykle kilka minut pracy.
Krok pierwszy — klucz API. W panelu Fakturowni, w ustawieniach konta, generujesz klucz API i kopiujesz go. To jedyny moment, w którym sięgasz do Fakturowni; resztę robisz już po stronie platformy B2B.
Krok drugi — wklejenie klucza. W panelu administracyjnym Nordic wklejasz klucz w sekcji integracji z Fakturownią i zapisujesz. Od tej chwili oba systemy się widzą. Platforma weryfikuje połączenie, pobierając podstawowe dane Twojego konta — jeśli klucz jest poprawny, dostajesz potwierdzenie od razu.
Krok trzeci — mapowanie danych. To najważniejszy etap i tu towarzyszymy Ci najbliżej. Ustalamy, które pola z zamówienia B2B odpowiadają którym polom na fakturze: dane kontrahenta z jego NIP-em, pozycje zamówienia z ilościami i cenami, stawki VAT oraz jednostki miary. W większości hurtowni to mapowanie jest oczywiste i robimy je raz. Od tego momentu każde nowe zamówienie wie, jak zamienić się w poprawny dokument.
Na etapie mapowania warto z góry ustalić, co ma się dziać z przypadkami nietypowymi, bo w hurcie zawsze się pojawiają. Pozycja z obniżoną lub zerową stawką VAT, towar sprzedawany w nietypowej jednostce, rabat naliczony na całe zamówienie zamiast na pojedynczą pozycję — każdą z tych sytuacji ustawiamy raz podczas konfiguracji, żeby dokument powstawał poprawnie także wtedy, gdy zamówienie odbiega od standardu. To kilka minut rozmowy przy wdrożeniu, które oszczędza późniejszych korekt.
Warto podkreślić, czego na tej liście nie ma: nie ma pisania kodu, nie ma tygodni oczekiwania i nie ma ręcznego przenoszenia bazy kontrahentów. Klienci hurtowi trafiają do kartoteki Fakturowni automatycznie przy pierwszym zamówieniu, a przy kolejnych ich dane pozostają spójne.
Który dokument ma powstawać z zamówienia i jak to ustawić?
Tu integracja przestaje być techniczna, a zaczyna dopasowywać się do Twojego procesu sprzedaży. Fakturownia obsługuje pełen zakres dokumentów, a Ty decydujesz, który powstaje w jakiej sytuacji.
Najprostszy wariant to jedna reguła: każde opłacone zamówienie generuje fakturę VAT. Ale hurt rzadko jest tak prosty. Dlatego typ dokumentu można powiązać z sytuacją kontrahenta. Nowy klient bez przyznanego limitu kupieckiego dostaje proformę do przedpłaty. Klient z przyznanym limitem kredytowym — fakturę z odroczonym terminem. Duże zamówienie realizowane etapami — faktury zaliczkowe. To Ty ustawiasz te reguły raz, a system stosuje je konsekwentnie do każdego zamówienia.
Osobno ustalasz numerację. Faktury z kanału B2B mogą wpadać we wspólną, ciągłą serię z resztą Twojej sprzedaży albo mieć własny prefiks — zależnie od tego, jak prowadzisz księgowość. Korzystają przy tym z Twoich szablonów w Fakturowni: logo, danych firmy, stopek i uwag. Dla klienta faktura wygląda tak samo, niezależnie od tego, czy powstała z zamówienia online, czy została wystawiona ręcznie.
Efekt tej konfiguracji jest taki, że dokument dobiera się sam do kontekstu, zamiast wymuszać na Tobie prostowanie wszystkiego korektami po fakcie. Jeśli chcesz zobaczyć, jak podobnie elastycznie działa połączenie z systemami ERP jak Subiekt czy Comarch, opisaliśmy to osobno.
Jak sprawdzić, że faktury poprawnie trafiają do KSeF?
To pytanie, które zadaje każdy przed uruchomieniem, i słusznie — bo od kwietnia 2026 zgodność z Krajowym Systemem e-Faktur nie jest opcją. Dobra wiadomość jest taka, że nie musisz konfigurować KSeF osobno: Fakturownia ma wbudowaną integrację z systemem, więc faktury wystawione z zamówień B2B są przekazywane automatycznie.
Weryfikacja jest prosta i wizualna. Po wystawieniu dokumentu przy fakturze pojawia się nadany numer KSeF, potwierdzenie UPO oraz plik XML — wszystkie trzy wracają wprost do dokumentu w Fakturowni. Jeśli widzisz numer KSeF, faktura jest w systemie. To Twój dowód zgodności, dostępny na jedno kliknięcie, bez logowania się do rządowego portalu.
Zanim przełączysz automat na pełne obroty, warto puścić jedno zamówienie testowe i prześledzić całą drogę: od złożenia zamówienia na platformie, przez powstanie dokumentu w Fakturowni, po nadanie numeru KSeF i pojawienie się faktury PDF w panelu kontrahenta. Ten jeden przebieg pokazuje, że łańcuch działa od początku do końca. Fakturownia dodatkowo sprawdza zgodność faktury z wymogami KSeF już na etapie wystawiania, więc ewentualny błąd w danych wychwytujesz od razu, a nie po odrzuceniu dokumentu.
Od tego momentu proces działa bez Twojego udziału. Kontrahent składa zamówienie, faktura powstaje, trafia do KSeF, a jej PDF czeka na klienta w panelu — a Ty odzyskujesz godziny, które co miesiąc szły na przepisywanie. Jeśli chcesz przejść tę konfigurację na swoim koncie, sprawdź szczegóły integracji Fakturowni z platformą B2B albo napisz do nas — przeprowadzimy Cię przez nią krok po kroku.
