Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL obsługują Krajowy System e-Faktur własnymi mechanizmami. Jeżeli prowadzisz na nich hurtownię, pytanie nie brzmi, czy wyślesz dokument do KSeF, tylko ile osób i ile godzin kosztuje Cię jego przygotowanie.
- Gdzie w hurtowni na Comarchu powstaje realny koszt e-fakturowania?
- Jak zamówienie z panelu B2B staje się dokumentem w Comarchu?
- Czym różni się obieg w Optimie od tego w XL?
- Od czego zacząć porządkowanie?
Gdzie w hurtowni na Comarchu powstaje realny koszt e-fakturowania?
Nie w module KSeF. Ten działa po stronie Comarcha i robi swoje. Koszt powstaje wcześniej, w momencie, w którym ktoś musi zamienić zamówienie przyjęte mailem, telefonem lub przez przedstawiciela w dokument w systemie.
Specyfika hurtu sprawia, że to zadanie jest trudniejsze, niż wygląda. Kontrahent ma swój cennik i swoje rabaty progowe, więc cena pozycji zależy od tego, kto zamawia. Zamówienie ma kilkadziesiąt linii, każda z inną stawką VAT i jednostką miary. Do tego dochodzą dane rejestrowe firmy, numer NIP i często osobny adres dostawy.
Przy obowiązkowym e-fakturowaniu każda pomyłka w tych danych przestaje być drobiazgiem. Dokument z błędnym numerem NIP zostaje odrzucony, a jego poprawienie zajmuje więcej niż wystawienie od nowa. KSeF nie stworzył tego ryzyka, ale sprawił, że zaczęło kosztować.
Jak zamówienie z panelu B2B staje się dokumentem w Comarchu?
Zasada jest prosta: Comarch pozostaje źródłem prawdy i wystawcą faktury, a platforma B2B zasila go danymi. Nie dublujemy ewidencji i nie wchodzimy w obieg księgowy.
Kontrahent składa zamówienie w panelu, widząc swój cennik, swój limit kupiecki i stany pobierane z Comarcha. Zamówienie jest kompletne już w chwili złożenia — zawiera pozycje, ilości, ceny netto i brutto, stawki VAT, jednostki miary oraz dane firmy. Trafia do Comarcha jako dokument sprzedaży z przypisanym kontrahentem i jego warunkami handlowymi.
Dalej wszystko dzieje się tak jak dotąd: Comarch wystawia fakturę we własnej, ciągłej numeracji i przekazuje ją do KSeF. Numer i potwierdzenie wracają do dokumentu, a klient pobiera fakturę z panelu, przy swoim zamówieniu, zamiast pisać maila z pytaniem, gdzie ona jest. Ten sam podział ról opisaliśmy na stronie o KSeF w sprzedaży hurtowej.
Czym różni się obieg w Optimie od tego w XL?
Z perspektywy platformy B2B mniej, niż mogłoby się wydawać, bo w obu przypadkach przekazujemy ten sam komplet danych zamówienia. Różnice leżą w skali i w strukturze organizacji, która z systemu korzysta.
Optima obsługuje zwykle firmy, w których sprzedaż hurtowa prowadzona jest z jednego magazynu i jednym cennikiem bazowym z nałożonymi rabatami. Wdrożenie sprowadza się wtedy do uzgodnienia warunków handlowych i mapowania asortymentu.
XL trafia częściej do organizacji z wieloma magazynami, oddziałami i rozbudowaną strukturą rabatów, czasem z produkcją w tle. Tam więcej uwagi wymaga ustalenie, z którego magazynu prezentowana jest dostępność dla kanału hurtowego i jak odwzorować wielopoziomową strukturę kontrahenta, który ma centralę i oddziały zamawiające osobno. To praca koncepcyjna, nie techniczna — i zwykle zajmuje więcej czasu niż samo połączenie systemów.
Od czego zacząć porządkowanie?
Od policzenia, ile dokumentów wystawiasz miesięcznie i ile czasu zajmuje przygotowanie jednego. Ta liczba zwykle rozstrzyga rozmowę szybciej niż jakikolwiek argument o zgodności z przepisami.
Drugi krok to przegląd kartoteki kontrahentów pod kątem duplikatów. Jeżeli ta sama firma występuje w niej w dwóch wariantach różniących się skrótem w nazwie ulicy, masz problem, który przy obowiązkowym e-fakturowaniu będzie wracał. Sprzedaż przez panel rozwiązuje go u źródła, bo konto firmowe zakłada się raz, z numerem NIP.
Trzeci to decyzja o typach dokumentów. Nowy kontrahent bez przyznanego limitu powinien dostać proformę, stały odbiorca fakturę z terminem, a zamówienie realizowane etapami faktury zaliczkowe. Jeżeli ta decyzja zapada w głowie osoby wystawiającej, a nie wynika z danych zamówienia, prędzej czy później ktoś się pomyli. Limity kupieckie i blokady zamówień rozstrzygają to automatycznie.
Jeśli chcesz omówić to na swojej konfiguracji, sprawdź szczegóły integracji Comarch ERP z platformą B2B albo napisz do nas.
