Jeśli prowadzisz hurtownię na Subiekcie GT albo nexo, kwestia wysyłki do Krajowego Systemu e-Faktur jest zwykle rozwiązana — system ma własny moduł i radzi sobie z tym bez Ciebie. Prawdziwy koszt obowiązkowego e-fakturowania leży gdzie indziej: w tym, skąd biorą się dane, z których ta faktura powstaje.
- Co KSeF realnie zmienił w pracy z Subiektem?
- Skąd Subiekt bierze dane do faktury hurtowej?
- Dlaczego kartoteka kontrahentów decyduje o odrzuceniach?
- Co z proformą dla nowego klienta bez limitu?
Co KSeF realnie zmienił w pracy z Subiektem?
Technicznie niewiele. Dokument powstaje tam, gdzie powstawał, w tej samej numeracji i na tych samych szablonach, a moduł KSeF przekazuje go dalej i odbiera numer oraz potwierdzenie UPO. Z perspektywy osoby wystawiającej zmienia się jeden krok w procesie, który i tak był zautomatyzowany.
Zmieniła się natomiast cena błędu. Wcześniej fakturę z literówką w numerze NIP dało się poprawić, zanim ktokolwiek ją zobaczył. Teraz dokument z błędnymi danymi identyfikacyjnymi zostaje odrzucony przez system, a jego poprawienie zajmuje więcej czasu niż wystawienie od nowa. Przy dziesięciu fakturach miesięcznie to drobiazg. Przy trzystu to już etat.
I tu dochodzimy do sedna: KSeF nie stworzył problemu przepisywania danych, on go tylko wycenił. Każda hurtownia, w której zamówienia przychodzą mailem, telefonem albo na kartce od przedstawiciela, ma ten sam wąski gardło — osobę, która te informacje przenosi do Subiekta ręcznie.
Skąd Subiekt bierze dane do faktury hurtowej?
W typowej hurtowni odpowiedź brzmi: z głowy i z maila. Handlowiec dostaje zamówienie, sprawdza w cenniku, jakie warunki ma ten konkretny kontrahent, przelicza rabat progowy, a potem wpisuje pozycje do dokumentu. Każdy z tych kroków jest miejscem, w którym może wkraść się rozbieżność między tym, co klient zamówił, a tym, co dostanie na fakturze.
Alternatywa jest prosta w opisie i wymaga jednej zmiany w organizacji sprzedaży: zamówienie ma powstawać u klienta, a nie u Ciebie. Kontrahent loguje się do panelu, widzi swój cennik ze swoimi rabatami, swój limit kupiecki i realną dostępność towaru. Składa zamówienie, które jest kompletne w momencie złożenia — z pozycjami, ilościami, cenami netto i brutto, stawkami VAT, jednostkami miary i danymi rejestrowymi firmy.
Te dane trafiają do Subiekta jako dokument sprzedaży. Nikt niczego nie przepisuje, bo nie ma skąd i dokąd. Subiekt dalej robi to, co robił: wystawia fakturę we własnej numeracji i wysyła ją do KSeF. Opisaliśmy ten podział ról szerzej na stronie o KSeF w sprzedaży hurtowej.
Dlaczego kartoteka kontrahentów decyduje o odrzuceniach?
To najbardziej niedoceniany element całej układanki. Kiedy dane kontrahenta są wpisywane przy każdym zamówieniu od nowa, w kartotece prędzej czy później pojawiają się dwa albo trzy warianty tej samej firmy. Różnica w skrócie nazwy ulicy wystarczy, żeby powstał osobny rekord. Potem rozjeżdża się historia zakupów, rozliczenia i salda, a przy obowiązkowym e-fakturowaniu dochodzi ryzyko, że dokument pójdzie z nieaktualnym numerem NIP.
Przy sprzedaży przez panel ten problem znika u źródła. Kontrahent zakłada konto firmowe raz, z numerem NIP i adresem rejestrowym, a przy pierwszym zamówieniu trafia do kartoteki Subiekta jako jeden rekord. Każde kolejne zamówienie odwołuje się do tego samego kontrahenta — nie dlatego, że ktoś pilnuje, tylko dlatego, że nie ma innej drogi.
Dodatkowa korzyść pojawia się przy firmach z wieloma kupującymi. Konto firmowe obsługuje kilka osób i kilka adresów dostaw, ale wobec Subiekta i wobec KSeF to wciąż jeden podmiot z jednym numerem NIP.
Co z proformą dla nowego klienta bez limitu?
W hurcie typ dokumentu rzadko jest oczywisty. Nowy kontrahent, któremu nie przyznałeś jeszcze limitu kupieckiego, powinien zapłacić z góry — a to oznacza proformę, nie fakturę VAT. Stały odbiorca z przyznanym limitem dostaje fakturę z odroczonym terminem. Duże zamówienie realizowane partiami oznacza faktury zaliczkowe. Zwrot towaru kończy się korektą.
Jeżeli decyzja o typie dokumentu zapada w głowie osoby wystawiającej, prędzej czy później ktoś wystawi fakturę VAT komuś, kto powinien był dostać proformę. Lepiej, gdy wynika ona z danych zapisanych w zamówieniu. Limit kupiecki i blokady zamówień rozstrzygają to automatycznie: klient bez limitu po prostu nie złoży zamówienia z odroczoną płatnością.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak ten obieg wygląda na Twoich danych, sprawdź szczegóły integracji Subiekta z platformą B2B albo napisz do nas i opowiedz, jak wystawiasz faktury dzisiaj.
