Symfonia Handel i Sage Symfonia ERP obsługują wysyłkę do Krajowego Systemu e-Faktur własnym modułem. To znaczy, że techniczna strona obowiązku jest u Ciebie zamknięta — i że cała uwaga powinna przenieść się na to, co dzieje się przed wystawieniem dokumentu.
- Dlaczego moduł KSeF nie rozwiązuje problemu hurtowni?
- Jak wygląda obieg, w którym faktura powstaje z zamówienia?
- Co zyskuje księgowość, a co handlowiec?
- Czy trzeba zmieniać numerację i szablony?
Dlaczego moduł KSeF nie rozwiązuje problemu hurtowni?
Bo rozwiązuje ostatni krok, a koszt siedzi we wcześniejszych. Moduł KSeF bierze gotowy dokument i przekazuje go do systemu, odbierając numer i potwierdzenie UPO. Nie ma natomiast wpływu na to, czy pozycje na tym dokumencie są zgodne z tym, co klient faktycznie zamówił, i czy cena odpowiada warunkom, które mu obiecałeś.
W hurtowni ten rozdźwięk jest większy niż gdziekolwiek indziej. Każdy kontrahent ma własny cennik i rabat progowy, więc ta sama pozycja ma inną cenę dla różnych firm. Zamówienia mają po kilkadziesiąt linii, każda z własną stawką VAT i jednostką miary. Płatność jest odroczona, więc dokument powstaje przed wpływem pieniędzy, a nie po nim.
Policz to na swoich liczbach. Pięć minut na fakturę razy trzysta faktur miesięcznie to dwadzieścia pięć godzin — ponad trzy dni robocze, co miesiąc, poświęcone na przenoszenie danych, które już gdzieś istnieją. KSeF tego czasu nie dodał, ale sprawił, że każda pomyłka w tym procesie kosztuje więcej.
Jak wygląda obieg, w którym faktura powstaje z zamówienia?
Punkt wyjścia jest taki, że Symfonia zostaje źródłem prawdy i wystawcą dokumentów. Nic w tej roli się nie zmienia. Zmienia się to, skąd przychodzą dane.
Kontrahent loguje się do panelu hurtowego i widzi swój cennik, swoje rabaty, swój limit kupiecki oraz realną dostępność towaru pobieraną z Symfonii. Składa zamówienie, które w momencie złożenia jest już kompletne: ma pozycje, ilości, ceny netto i brutto, stawki VAT, jednostki miary oraz dane rejestrowe firmy wraz z numerem NIP.
Zamówienie trafia do Symfonii jako dokument sprzedaży z przypisanym kontrahentem i jego warunkami handlowymi. Symfonia wystawia fakturę i przekazuje ją do KSeF swoim modułem. Numer KSeF i potwierdzenie wracają do dokumentu, a klient pobiera gotową fakturę z panelu, przy swoim zamówieniu. Ten podział ról opisaliśmy dokładniej na stronie o KSeF w sprzedaży hurtowej.
Co zyskuje księgowość, a co handlowiec?
Księgowość zyskuje przede wszystkim czystą kartotekę kontrahentów. Przy ręcznym wprowadzaniu danych prędzej czy później powstają dwa warianty tej samej firmy, różniące się skrótem w nazwie ulicy — a to właśnie takie duplikaty generują potem rozjechane salda i dokumenty odrzucone przez KSeF. Konto firmowe założone raz, z numerem NIP, oznacza jeden rekord w Symfonii i jedną historię rozliczeń.
Handlowiec zyskuje czas, który dotąd szedł na przyjmowanie zamówień. Stali odbiorcy składają je sami, o dowolnej porze, widząc aktualne ceny i stany. To przesuwa rolę handlowca z przyjmowania zamówień na ich pozyskiwanie — a przy okazji likwiduje najczęstszy mail do biura obsługi, czyli pytanie o to, gdzie jest faktura.
Jest jeszcze efekt, o którym rzadko się mówi: krótszy czas od sprzedaży do dokumentu zwykle oznacza szybszą płatność. Faktura dostępna w panelu tego samego dnia nie czeka w kolejce do wysyłki mailem.
Czy trzeba zmieniać numerację i szablony?
Nie. Dokumenty z kanału hurtowego wpadają w tę samą, ciągłą serię, co pozostała sprzedaż, i korzystają z Twoich szablonów. To ważne, bo osobna, równoległa numeracja oznaczałaby dla księgowości dodatkową pracę przy zamknięciu miesiąca — dokładnie to, czego wdrożenie ma uniknąć.
Nie zmienia się też sposób, w jaki Symfonia komunikuje się z KSeF, ani ustawienia modułu. Platforma B2B nie wchodzi w ten obszar i nie powinna — wystawcą faktury jest Twoja firma, a ewidencja VAT zostaje tam, gdzie była. To rozgraniczenie jest celowe: dzięki niemu zgodność z przepisami nie zależy od dostawcy systemu sprzedażowego.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa na Twoim asortymencie i Twoich warunkach handlowych, sprawdź szczegóły integracji Symfonii z platformą B2B albo odezwij się do nas.
