Poradniki o fakturowaniu pisze się zwykle z perspektywy sklepu detalicznego: klient kupuje, dostaje fakturę, koniec. W hurcie to tylko jeden z kilku scenariuszy. Nowy kontrahent płaci z góry, duże zamówienie idzie etapami, część towaru wraca z reklamacji — i każda z tych sytuacji to inny dokument. Wybór właściwego nie jest formalnością: pomyłka oznacza korektę, a przy obowiązkowym KSeF także dokument, który trzeba prostować w systemie. Ten wpis porządkuje, co i kiedy wystawić.
- Czym różni się proforma od faktury VAT w hurcie?
- Kiedy wystawić fakturę zaliczkową, a kiedy końcową?
- Jak działa korekta przy zwrocie lub reklamacji?
- Który dokument powstaje z zamówienia B2B automatycznie?
Czym różni się proforma od faktury VAT w hurcie?
To rozróżnienie myli najwięcej osób, a w hurcie ma realne konsekwencje. Proforma nie jest dokumentem księgowym. Nie rodzi obowiązku podatkowego, nie trafia do ewidencji VAT i nie jest podstawą do zapłaty podatku. To formalna zapowiedź transakcji — informacja dla kontrahenta, ile i za co ma zapłacić, zanim wystawisz właściwą fakturę.
Dlatego proforma jest naturalnym dokumentem dla nowego klienta, który jeszcze nie ma u Ciebie przyznanego kredytu kupieckiego i płaci przed wysyłką. Wystawiasz proformę, kontrahent płaci, a dopiero wpływ pieniędzy uruchamia fakturę VAT lub zaliczkową. Odwrócenie tej kolejności — faktura VAT przed płatnością u niesprawdzonego klienta — to ryzyko, które w hurcie potrafi być kosztowne.
Warto też wiedzieć, gdzie proforma się nie sprawdza. Nie zastąpi faktury tam, gdzie kontrahent potrzebuje dokumentu do odliczenia VAT — bo na jej podstawie odliczyć się nie da. Nie jest też dowodem sprzedaży w ewidencji. Jeśli więc stały klient z odroczonym terminem oczekuje faktury, wystawianie mu proformy tylko wydłuża obieg dokumentów, zamiast go upraszczać. Proforma to narzędzie do jednej konkretnej sytuacji: zabezpieczenia płatności przed wydaniem towaru, najczęściej u klienta, którego jeszcze nie znasz.
Jest jeszcze jeden powód, dla którego warto rozumieć tę różnicę, i dotyczy on KSeF. Krajowy System e-Faktur obejmuje faktury ustrukturyzowane — VAT, zaliczkowe, korygujące. Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy, więc do KSeF nie trafia i trafiać nie powinna. To spójne z jej rolą: dopóki nie ma płatności, nie ma zdarzenia podatkowego, które system miałby rejestrować. Poradniki pisane pod detal często tego nie rozdzielają — a w hurcie, gdzie proforma jest codziennością, jest to podstawowa wiedza.
Kiedy wystawić fakturę zaliczkową, a kiedy końcową?
Faktura zaliczkowa wchodzi w grę, gdy przyjmujesz część zapłaty przed realizacją zamówienia. W hurcie to typowe przy dużych, wieloetapowych dostawach: kontrahent wpłaca zaliczkę, Ty dokumentujesz ją fakturą zaliczkową, a resztę rozliczasz później.
Reguła jest prosta w zasadzie, choć bogata w warianty. Każda przyjęta zaliczka dostaje swoją fakturę zaliczkową, wystawianą po wpływie środków. Kiedy zamówienie jest zrealizowane w całości, wystawiasz fakturę końcową (rozliczeniową), która podsumowuje transakcję i odejmuje to, co zostało już udokumentowane zaliczkami. Jeśli natomiast kontrahent wpłacił z góry całość, faktura zaliczkowa na pełną kwotę może zamknąć sprawę bez osobnego dokumentu końcowego.
Osobną pułapką jest zamówienie z różnymi stawkami VAT, a takie w hurcie zdarza się często — inna stawka na towar, inna na transport czy usługę montażu. Zaliczkę trzeba wtedy rozbić proporcjonalnie na poszczególne stawki, a nie przypisać w całości do jednej. Przy ręcznym wystawianiu to jeden z najczęstszych błędów, który wychodzi dopiero przy fakturze końcowej, gdy kwoty się nie domykają.
W praktyce hurtowej największym źródłem błędów jest nie sama zasada, lecz jej ręczne stosowanie przy dziesiątkach zamówień miesięcznie. Trzeba pamiętać, które zaliczki już zafakturowano, ile zostało do rozliczenia i czy końcowa faktura poprawnie odejmuje wcześniejsze kwoty. To dokładnie ten rodzaj pracy, w którym pomyłka jest łatwa, a jej skutek — korekta.
Jak działa korekta przy zwrocie lub reklamacji?
Fakturę korygującą wystawiasz, gdy po wystawieniu dokumentu zmienia się to, co miał on udokumentować: kontrahent zwraca część towaru, uznajesz reklamację, przyznajesz rabat potransakcyjny albo na pierwotnej fakturze był po prostu błąd. Korekta domyka wtedy różnicę między stanem pierwotnym a rzeczywistym.
W hurcie zwroty i reklamacje to nie wyjątek, lecz stały element procesu — zwłaszcza tam, gdzie w grę wchodzą numery seryjne i obsługa RMA. Uznana reklamacja towaru, który już zafakturowałeś, oznacza korektę. I znów wraca wątek KSeF: faktura korygująca jest dokumentem ustrukturyzowanym, więc trafia do systemu tak samo jak pierwotna. Jeśli proces reklamacyjny i fakturowanie działają osobno, ktoś musi ręcznie zadbać, by po każdym zwrocie powstała korekta i została przekazana do KSeF — a to kolejne miejsce, w którym łatwo o przeoczenie.
Najzdrowsze podejście jest takie, żeby korekta była naturalnym końcem procesu zwrotu, a nie osobnym zadaniem dla księgowości domykanym raz w miesiącu. Kiedy zwrot w systemie automatycznie pociąga za sobą właściwy dokument, znika całe ryzyko rozjazdu między tym, co faktycznie wróciło do magazynu, a tym, co widnieje w ewidencji.
Który dokument powstaje z zamówienia B2B automatycznie?
Wszystkie powyższe — o ile fakturowanie jest spięte z platformą sprzedażową, a nie prowadzone obok niej. To jest różnica między traktowaniem dokumentu jako osobnej czynności a traktowaniem go jako konsekwencji zamówienia.
W praktyce działa to tak, że typ dokumentu dobiera się do sytuacji kontrahenta, którą platforma już zna. Nowy klient bez przyznanego limitu kupieckiego dostaje proformę do przedpłaty. Klient z limitem — fakturę z odroczonym terminem. Zamówienie etapowe uruchamia zaliczkowe. Zwrot pociąga korektę. Reguły ustawiasz raz, a system stosuje je konsekwentnie do każdego zamówienia, zamiast zdawać się na pamięć osoby wystawiającej dokumenty.
Dokładnie na tym polega integracja Fakturowni z platformą B2B: dokument powstaje z danych zamówienia, właściwy typ dobiera się automatycznie, a to, co podlega KSeF, trafia tam bez dodatkowego kliknięcia. Jeśli chcesz zobaczyć techniczną stronę tego połączenia, opisaliśmy ją w osobnym wpisie o tym, jak połączyć Fakturownię z platformą krok po kroku, a szerszy kontekst obowiązku znajdziesz w tekście o KSeF w hurtowni B2B.
Dobór dokumentu w hurcie nie jest trudny — jest po prostu wielowariantowy, a przy dużej liczbie zamówień to właśnie liczba wariantów, nie ich trudność, generuje błędy. Automatyzacja nie zastępuje tu wiedzy o tym, co kiedy wystawić; ona sprawia, że ta wiedza działa sama, przy każdym zamówieniu. Jeśli chcesz przełożyć to na swój proces sprzedaży, napisz do nas i opowiedz, jak dziś wystawiasz dokumenty.
